Wieso sollten Sie Ihre Newsletter selbst erstellen?

Es gibt natürlich die Möglichkeit, Ihr E-Mail-Marketing out zu sourcen und es von einer Agentur durchführen zu lassen. Prinzipiell spricht nichts dagegen. Sie sparen Zeit, die Agentur hat Erfahrung in dem Bereich und kann so gegebenenfalls Fehler vermeiden, die Sie andernfalls vermutlich machen würden.

Doch Fehler zu machen, kann auch von Vorteil sein. Sie lernen etwas über Ihre Kunden, setzen sich mit Problemen auseinander und versuchen diesen auf den Grund zu gehen. Damit wachsen Sie an Ihren Aufgaben und Sie können die Strategie zum Erreichen Ihrer Ziele anpassen.

Wenn Sie Ihre Newsletter selbst erstellen, können Sie außerdem Ideen direkt umsetzen und müssen diese nicht erst mit Ihrem Dienstleister absprechen. Sie können Ihrer Kreativität freien Lauf lassen, Dinge ausprobieren, die Schlussfolgerungen und Maßnahmen daraus ableiten und auch wenn Ihre oder die Arbeitszeit eines Mitarbeiters ebenfalls Geld kostet, ist es bei guter Umsetzung vermutlich dennoch günstiger, als jemand Externes zu beauftragen.

Doch wie können Sie Ihr Newsletter Marketing optimal planen, um den Überblick zu behalten, nichts zu vergessen und sich nicht zu verzetteln?

Erstellen Sie einen Redaktionsplan

Wenn Sie Ihre Newsletter selbst erstellen, kann ein Redaktionsplan Ihnen bei der Planung dieser enorm helfen. Kreativität und Ideenreichtum sind schön und gut. Aber Sie möchten mit Ihrem Business ja auch Umsätze generieren. Sie haben Ziele, die Sie nach Möglichkeit erreichen möchten. Ohne eine strategische Vorgehensweise werden diese nicht erreicht, Potenziale übersehen und die gewünschte Wirkung nicht erzielt.

Von allem einen Plan haben…

Kennen Sie das, wenn Sie sich vornehmen, etwas Bestimmtes zu tun, aber da es keine fixe Deadline gibt, wird es einfach immer weiter verschoben? Im Privatleben ist das nervig – im Beruf fatal. Ein Redaktionsplan hilft Ihnen beim Erstellen Ihrer Newsletter, die entsprechenden Aufgaben und Ziele mit einer Deadline zu versehen.

Haben Sie alle wichtigen Daten im Blick, wenn Sie Ihren Newsletter erstellen? Jegliche Feiertage und andere Tage, die für Ihr Business wichtig sein könnten? Sind Sie sicher, dass Sie immer an alles denken? Mithilfe eines Redaktionsplans erhalten Sie einen gesamtheitlichen Überblick, der Ihnen Lücken aufzeigen kann, die Ihnen vielleicht noch gar nicht bewusst waren. Ohne diesen ist das Zusammenspiel Ihrer Kampagnen nicht ersichtlich. Vielleicht machte die bisherige Abfolge Ihrer Newsletter gar keinen Sinn.

Was muss enthalten sein

Ein solcher Redaktionsplan sollte die wichtigsten Daten enthalten. Das können klassische Feiertage, wie Weihnachten oder Ostern, aber auch saisonale Höhepunkte wie Karneval oder Halloween sein. Darüber hinaus können Sie natürlich auch Thementage, wie den Weltkindertag mit einbringen. Welche Tage interessant sind, hängt natürlich von Ihrer Branche und Ihren Zielen ab. Für diese Tage gibt es diverse Webseiten, auf denen Sie eine Übersicht dazu finden können.

– Arbeitstitel
– Name der Kampagne
– Anlass
– Betreff
– Datum (und Uhrzeit) des Versands
– Status (Warten auf Freigabe, …)
– Spalte für Bemerkungen

Natürlich sind die Möglichkeiten, wie man einen solchen Redaktionsplan aufstellen kann, fast so endlos wie die Ideen für Ihre kreativen Newsletter-Kampagnen.

Wonach Sie den Plan ausrichten, ob nach Datum, Kampagne etc. ist zum einen abhängig von Ihnen und daran, wie Sie gerne arbeiten. Zum anderen von der Frequenz Ihres Versandes. Wenn Sie mehrmals wöchentlich versenden, macht es vermutlich Sinn, eine Art Kalender aufzustellen, in dem jedes Datum enthalten ist.

Wenn Sie seltener versenden, können Sie auch nach Kalenderwoche oder Monat sortieren und das Datum lediglich in einer Spalte für die Veröffentlichung eintragen.

Folgend sehen Sie einen Entwurf für einen solchen Redaktionsplan. Dieser wurde mit Google Docs erstellt und soll lediglich eine Anregung sein. Die Möglichkeiten sind vielfältig und es gibt kein richtig und falsch.

Wie genau benutze ich so einen Redaktionsplan?

Was alles in den Redaktionsplan sollte, haben wir nun geklärt. Aber wie genau wird dieser optimal verwaltet? Gibt es eine Strategie?

Zunächst einmal stellt sich die Frage, ob Sie den Redaktionsplan online oder offline verwalten möchten.

Sie können natürlich ein Excel-Dokument erstellen oder falls Sie das präferieren, können Sie das Ganze natürlich auch handschriftlich machen. Das funktioniert jedoch beides im Grunde nur, wenn Sie lediglich alleine (an den Newslettern) arbeiten.

Optimalerweise nutzen Sie jedoch einen Hosting-Dienst wie Google Drive.

Die Vorteile hierbei sind vor allem, dass mehrere Leute (gleichzeitig) auf das Dokument zugreifen können. Es kann entschieden werden, welche Rechte diese Leute haben, ob Sie das Dokument bearbeiten, kommentieren oder nur sehen dürfen. Außerdem liegt das Dokument damit auf einem externen Server und nicht bei Ihnen auf dem Computer. Das heißt, Sie können überall und jederzeit darauf zugreifen.

Die Erstellung eines solchen Redaktionsplans sollte Hand in Hand mit Ihrer Strategie gehen. Welche Ziele möchten Sie erreichen und mit welcher Zielgruppe? Sie können auch segmentieren bevor Sie Ihren Newsletter erstellen, indem Sie eine Spalte für die Zielgruppe in Ihrem Newsletter hinzufügen.

Wenn Sie Ihre Newsletter selbst erstellen, müssen (oder besser dürfen) Sie auch die Ideen selbst sammeln und miteinbringen. Die werden Ihnen ziemlich sicher dann und wann mal ausgehen. Aber das Gute ist, dass sich alle Ihre oder die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter an der Ideensuche beteiligen können. Erstellen Sie dazu einfach einen Reiter “Brainstorming” o.Ä. in Ihrem Doc. So kann jeder Mitarbeiter seine Ideen eintragen und es entsteht eine Ideensammlung, auf die bei der Planung immer wieder zurückgegriffen werden kann.

Abonnieren Sie außerdem andere Newsletter. Viele Unternehmer sind zu stolz oder sehen es als Zeichen von Schwäche an, zu beobachten, was die Konkurrenz macht. Dabei ist das mit das Beste, was Sie machen können. So vermeiden Sie betriebsblind zu werden und können sowohl von Fehlern, als auch von guten Ideen profitieren.

Erfolgskontrolle

Wenn Sie mögen, können Sie auch diesen Punkt noch in Ihren Redaktionsplan mit einbringen. Natürlich nicht die gesamte Auswertung, das sollte in einem anderen Dokument geschehen. Aber Sie können 2-3 der wichtigsten KPIs mit einbeziehen. Dazu sollte in jedem Fall die Öffnungsrate zählen. So haben Sie auch noch einen direkten schnellen Überblick darüber, wie welcher Newsletter lief.

Was erreichen Sie mit einem Redaktionsplan?

Im Grunde sind ja bereits viele Gründe für die Erstellung eines Redaktionsplans genannt worden. Aber hier nochmal zusammenfassend:

Ein Redaktionsplan ist wie ein Fahrplan. Sie erstellen sich eine Übersicht darüber, wo Sie wie und wann hinkommen. Sie vermeiden, wichtige Daten zu vergessen, können Ihre Ressourcen besser planen, stellen einen regelmäßigen Versand sicher. Außerdem hilft es, Sie und Ihre Mitarbeiter zu disziplinieren, Deadlines einzuhalten und den Überblick zu behalten. In Kombination mit einem Dokument für die Strukturierung und das Sammeln von Ideen, gehen Sie sicher, dass Ihnen die Themen nicht ausgehen und das richtige Thema, zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Zielgruppe versenden.

So können Sie erfolgreich Ihre Newsletter selbst erstellen und keine externen Agenturen werden benötigt.

Wir wünschen dabei vollen Erfolg!

 

 

 

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