Weblog

9 Wege Ihr Meeting effektiver zu gestalten

Meetings sind … wichtig / langweilig / uneffektiv / informativ / lustig / zeitsparend / zeitraubend usw. usw.


Im real-existierenden Geschäftsleben sind Meetings nach wie vor extrem davon abhängig, wer sie organisiert. Da gibt es den Typen, der vorher eine Agenda formuliert und sie gefühlte Wochen vor dem Meeting verschickt, und es gibt den Typen, der seinen Kopf ins Büro steckt und laut ruft „Du! Meeting! Jetzt!“. Extreme? Nö, nicht wirklich. Eher persönliche Erfahrungen … kurzum, die Qualität eines Meetings hängt extrem vom Zufall ab. Aber das müsste nicht sein, denn schon die neun Punkte dieser Infografik könnten helfen ein Meeting wesentlich effektiver zu machen:

effektive-meetings

Tipp 1: Setzen Sie eine klare Agenda und sorgen Sie dafür, dass auch alle Teilnehmer schon im vorhinein wissen, worum es in dem Meeting gehen soll.

Tipp 2: Legen Sie einen Gesprächsführer fest, der das Meeting leiten soll – was dieser a) auch selbst wollen und b) natürlich auch können sollte.

Tipp 3: Ja, auch wenn es so gut wie unmöglich schein, je weniger Smartphones auf dem Tisch liegen, desto besser. Versuchen Sie also zumindest Smartphones von der Tischplatte zu verbannen.

Tipp 4: Die Teilnehmerzahl sollte zwischen 4 und 7 Personen liegen. Sind es weniger, lässt sich das Ganze auch schnell informeller regeln, sind es dagegen mehr, werden Sie schnell feststellen, dass eigentlich nur rund 3 oder 4 Personen reden, während sich der Rest langweilt.

Tipp 5: Versuchen Sie es mit ungeraden Startzeiten. Wenn das Meeting für 11:00 Uhr angesetzt ist, trudelt der letzte so 10 nach ein. Warum nicht mal ein Meeting auf 09:58 Uhr festlegen?

Tipp 6: Nicht jedes Folgemeeting muss sein. Wenn sich nach einem Meeting etwas Neues ergeben hat, lässt sich das auch per E-Mail verbreiten.

Tipp 7: Gehen Sie mal an die frische Luft – oder zum Kaffee trinken. Wenn nicht unbedingt ein Beamer gebraucht wird, kann man auch mal an die frische Luft gehen, um ein Meeting abzuhalten. Die Luft in den meisten Besprechungsräumen ist eher – sagen wir es freundlich – einschläfernd.

Tipp 8: Viel hilft nicht viel, und was länger ist, ist auch nicht unbedingt besser. Halten Sie das Meeting so kurz wie möglich, es geht um das Wesentliche und nicht um Nebenkriegsschauplätze. Geben Sie Selbstdarstellern oder anderen Langweilern keine Bühne.

Tipp 9: Nutzen Sie die letzten 10 Minuten für eine Zusammenfassung, damit am Ende zumindest eine gute Chance beseht, dass alle Teilnehmer das Meeting auf gleichem Stand verlassen.

Teilen macht Freude.